Häufig gestellte Fragen / FAQs
Qualitätsmanagement
Mediation
- ↩ Können auch kleine Unternehmen zertifiziert werden?
- ↩ Wie kann ich mein Unternehmen zertifizieren lassen?
- ↩ Wie hoch sind die Kosten für eine Zertifizierung?
- ↩ Was ist ein (internes) Audit?
- ↩ Was ist ein QM-Beauftragter und welche Aufgaben hat er?
- ↩ Was sind Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen?
- ↩ Welche Vorteile bietet ein Qualitätsmanagement?
- ↩ Wie lange dauert die Einführung eines QM-Systems?
- ↩ Was ist eine Risikoanalyse nach DIN ISO 9001:2015
- ↩ Welche interessierten Parteien müssen berücksichtigt werden?
Ja, es können selbst Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter zertifiziert werden. Wichtig ist lediglich, dass die Forderungen der Norm erfüllt werden und diese sinnvoll im Betrieb umgesetzt sind.
Zunächst sollten Sie prüfen, welche Norm am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Hierbei sollte beachtet werden, ob es branchenspezifische Normen gibt. Zudem sollten Sie prüfen, ob ausreichend qualifiziertes Personal für den Aufbau eines QM-Systems vorhanden ist, oder ob Sie einen externen Berater hinzuziehen möchten.
1. Erstellung der Grunddokumentation
Zusammen mit Ihren Mitarbeitern werden alle Abläufe erfasst und zu einer schlanken QM-Dokumentation zusammengeführt. Hierbei wird darauf geachtet, dass die QM-Dokumentation speziell auf Ihren Betrieb abgestimmt ist und alle relevanten Normforderungen erfüllt. Zudem werden die Mitarbeiter geschult.
2. Internes Audit
Im ersten internen Audit wird die Grunddokumentation gegen die Normforderungen geprüft, sowie mit den Mitarbeitern gesprochen um zu belegen, dass das QM-System in der Praxis gelebt wird. Wird hierbei Verbesserungspotential erkannt, wird die QM-Dokumentation an den Arbeitsablauf angepasst und nicht die Arbeitsaufläufe an die Dokumentation. Zum internen Audit gehört auch die Nachbereitung mit Auditbericht und Festlegung der erforderlichen Maßnahmen im Hinblick auf das Zertifizierungsaudit.
3. Zertifizierungsaudit
Für die Zertifizierung wählen Sie eine
benannte Stelle (Zertifizierer) aus. Die benannte Stelle legt daraufhin den
Auditumfang, sowie einen Auditplan fest. Dieser ist von mehreren Faktoren, wie
z.B. der Unternehmensgröße, Anzahl der Standorte, etc. abhängig. Nachdem der
Auftrag erteilt wurde, kommen ein- oder mehrere Auditoren in das Unternehmen um,
wie beim internen Audit, die Dokumentation zu prüfen und festzustellen ob das
Qualitätsmanagement in der praxis gelebt wird.
Nach erfolgreichem Abschluss
erhalten Sie ihr Zertifikat.
Die Kosten für eine Zertifizierung sind von mehreren Faktoren abhängig. Diese sind unter anderem:
-
Anzahl der Mitarbeiter
-
Art des Unternehmens (Dienstleistung, Produktion)
-
Anzahl der Standorte
Für ein Dienstleistungsunternehmen entstehend unter Zuhilfenahme eines externen QM-Beraters im Durchschnitt die folgenden kosten:
Anzahl Mitarbeiter | interne Kosten | Berater | Zertifizierer | Gesamt |
---|---|---|---|---|
1-5 |
5.000 € |
3.500 € |
2.500 € |
11.000 € |
10-20 |
10.000 € |
4.700 € |
3.300 € |
18.000 € |
50-100 |
15.000 € |
7.800 € |
8.200 € |
31.000 € |
*Die angegebenen Werte sind Durchschnittswerte und können je nach Unternehmen auch erheblich abweichen.
Bei einem Audit wird die Dokumentation des Qualitätsmanagement-Systems gegenüber den Normforderungen geprüft. Zusätzlich wird durch Gespräche mit Mitarbeitern und Führungspersonal ermittelt, ob das QM-System in der Praxis mit dem Ziel der ständigen Verbesserung gelebt wird.
In der DIN EN ISO 9000 wird Audit definiert
als:
Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess (3.4.1) zum
Erlangen von objektiven Nach-weisen (3.8.3) und zu deren objektiver Auswertung,
um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien (3.13.7) erfüllt
sind.
Der QM-Beauftragte ist die Verbindung zwischen der Geschäftsleitung und den einzelnen Abteilungen des Unternehmens in Bezug auf die Qualitätssicherung. Zu den Aufgaben eines QM-Beauftragten gehören unter anderem:
- Koordination und Überwachung des Erfolges von QM-Maßnahmen
- Weiterentwicklung des QM-Systems
- Entwicklung und Bewertung von Qualitätszielen gemeinsam mit der Geschäftsleitung
- Lenkung und Pflege der QM-Dokumentation
- Durchführung interner Audits
- Unterstützung der Abteilungen bei der Kontrolle von Arbeitsabläufen
- Analysen von Fehlern erstellen und in Kooperation mit den Abteilungen beheben
- Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungsaudits
- Ansprechpartner bei Fragen zum QM-System
Im Qualitätsmanagement werden verschiedene Maßnahmenarten unterschieden.
Bei der Sofortmaßnahme geht es darum, dass ein akutes Problem gelöst wird. Zum Beispiel der sofortige Umtausch eines Artikels zu einer Kundenreklamation aufgrund eines fehlerhaften Artikels.
Bei Korrekturmaßnahmen wird durch eine Ursachenanalyse der Fehler gesucht. Zudem wird sichergestellt, dass er bei diesem Kunden nicht wieder auftritt, z.B. Kontrolle der Artikel die für den Kunden noch geliefert werden müssen.
Durch Vorbeugemaßnahmen wird dann sichergestellt, dass dieser Fehler generell nicht wieder auftritt. Dieses wird dann in die QM-Dokumentation aufgenommen, bzw. bestehende Dokumente werden überarbeitet und die Mitarbeiter geschult. Hier könnte z.B. die Wareneingangskontrolle verbessert werden. Nach einer gewissen Zeit wird dann die Wirksamkeit der getroffenen Vorbeugemaßnahme kontrolliert um festzustellen ob der Fehler dauerhaft behoben wurde.
Ein funktionierendes Qualitätsmanagement bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Diese sind unter anderem:
Die Dauer der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems hängt von mehreren Faktoren ab. Diese sind unter anderem die Unternehmensgröße, die Art des Unternehmens, die Anzahl und Komplexität bestehender Prozesse sowie die Anzahl der Mitarbeiter und deren Kenntnisstand über Qualitätsmanagement.
In der Regel dauert der Aufbau und die Einführung eines QM-Systems zwischen 3 und 6 Monate. Natürlich kann dieses bei kleineren Unternehmen auch schneller möglich sein.
Die neue DIN ISO 9001:2015 legt besonderen Wert auf Risikoanalyse und Bewertung. Hierbei werden alle Risiken des Unternehmens zusammengetragen und bewertet. Anschließend wird versucht diese Risiken zu minimieren.
Für viele Bereiche stelle ich Ihnen kostenlose Musterdokumente zur Verfügung. Diese erhalten zunächst alle, die sich für meinen Newsletter angemeldet haben. Einige Zeit später werden diese dann im Downloadbereich veröffentlicht.
Besonders die DIN ISO 9001:2015 fordert die Einbeziehung und Berücksichtigung interessierter Parteien. Je nach Unternehmen können diese sein:
- Direkte Kunden und Endnutzer
- Lieferanten, Distributoren/Großhändler
- Einzelhändler und Geschäftspartner
- Eigentümer/Gesellschafter/Investoren
- Nachbarschaft/Umgebung des Unternehmens
- Mitarbeiter und Gewerkschaften
- Aufsichtsbehörden
- ↩ Was ist Mediation?
- ↩ Was ist Wirtschaftsmediation?
- ↩ Wann wird Mediation/Wirtschaftsmediation eingesetzt?
- ↩ Warum Mediation?
Die Mediation ist eine moderne und kooperative Methode zur Konflikt- und Streitbeilegung, welche sowohl im Privatbereich, als auch in Unternehmen (Wirtschaftsmediation) zur Anwendung kommt. Hierbei werden mittels eines neutralen und unparteiischen Mediators gemeinsam, aktiv und eigenverantwortlich Konfliktlösungen erarbeitet.
Bei der Wirtschaftsmediation wird, im Gegensatz zur Mediation im privaten Umfeld, zunächst im Unternehmen eine allgemeine Systemanalyse durchgeführt. Durch diese kann das Konfliktpotenzial und der allgemeine Umgang mit Konflikten im Unternehmen aufgenommen werden.
Bei der Wirtschaftsmediation kommen zudem andere Gesprächs- und Moderationstechniken zum Einsatz, welche besonders für Gruppen in Unternehmen geeignet sind.
Mediation kann grundsätzlich bei fast allen Konflikten eingesetzt werden. Diese können unter anderem sein:
Bei der Mediation geht es nicht um die Frage nach Schuld oder Unschuld, sondern um die Bedürfnisse der Beteiligten. Durch die Unterstützung des Mediators können Sie ihre Aufmerksamkeit auf das richten, was sie brauchen um den Konflikt zu lösen.
Gerade bei Paaren, die lange zusammenleben, entstehen durch gemeinsame Erfahrungen konflikttreibende Mechanismen. Durch die Mediation können Missverständnisse und Konflikte gelöst werden, so das die Beziehung häufig noch weiter gefestigt wird.
Die Wirtschaftsmediation bietet für die
Unternehmen zudem weitere Vorteile gegenüber anderen Streitbeilegungsverfahren,
wie z.B. Gerichtsverfahren oder Verhandlungen.
Eines der wichtigsten
Argumente ist die Vertraulichkeit der Mediation. Alle Punkte werden unter
Ausschluss der Öffentlichkeit geklärt. Zudem gibt es keine Abhängigkeit von
Terminsetzungen durch Gerichte. So kann die Geschwindigkeit selbst bestimmt
werden. Die Kosten einer Mediation orientieren sich häufig nicht am Streitwert,
sondern an einem zuvor vereinbarten Honorar welches meist wesentlich geringer
ist als eine juristische Auseinandersetzung. Nicht zuletzt ist das Ziel der
Mediation auch eine Win-Win-Situation. So ist eine weitere vertrauensvolle
Zusammenarbeit der Parteien möglich.
Mitarbeiterschulung
- ↩ Müssen immer alle Mitarbeiter einer Abteilung geschult werden?
- ↩ Gibt es Pflichtschulungen in Unternehmen?
- ↩ Wie oft sollten Mitarbeiter geschult werden?
Nein, es müssen nicht immer gleich alle Mitarbeiter zu jedem Thema geschult werden. Erstellen Sie für Ihr Unternehmen einen individuellen Schulungsplan. So können Sie die Fähigkeiten und Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter gezielt fördern. Oft zeigt sich, dass durch eine größere Auswahl von angebotenen Schulungen des Unternehmens, auch das Interesse der Mitarbeiter geweckt wird.
Ja, für Unternehmen gibt es eine Reihe an
Pflichtschulungen welche regelmäßig durchgeführt werden sollten. Welche
Schulungen für ein Unternehmen verpflichtend sind, hängt dabei von der Art des
Unternehmens sowie der Branche ab.
Pflichtschulungen können unter anderem
sein:
-
Arbeitssicherheitsunterweisung
-
Datenschutzunterweisung
-
GMP/GDP-Schulung im Pharma-Bereich
-
Ausbildung zum Medizinprodukteberater
Zudem gibt es eine Reihe von Aufgaben, welche häufig einer Person unterliegen. Diese sind z.B.
-
Datenschutzbeauftragter
-
Brandschutzbeauftragter
-
Sicherheitsbeauftragter (Arbeitssicherheit)
-
Sicherheitsbeauftragter (Medizinprodukte)
-
Verantwortliche Person für Arzneimittel
-
QM-Beauftragter
Die Häufigkeit von Schulungen richtet sich im wesentlichen nach den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen. Einige Schulungen empfiehlt es sich regelmäßig durchzuführen, wie z.B. Qualitätsmanagement-, Datenschutz- oder Arbeitssicherheitsschulungen.
Zudem sollten Sie immer daran denken, dass
durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen die individuellen Fähigkeiten
und Fertigkeiten der Mitarbeiter gestärkt werden können. Somit profitiert
nicht nur der Mitarbeiter, sondern das gesamte Unternehmen von dem neu
erlernten.
Wenn ein Mitarbeiter Interesse an Schulungen zeigt, sollten Sie
dieses nach Möglichkeit immer fördern. So steigern Sie die
Mitarbeiterzufriedenheit und schaffen neue Kompetenzen.