Häufig gestellte Fragen / FAQs

Qualitätsmanagement

Mediation

Ja, es können selbst Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter zertifiziert werden. Wichtig ist lediglich, dass die Forderungen der Norm erfüllt werden und diese sinnvoll im Betrieb umgesetzt sind.

Zunächst sollten Sie prüfen, welche Norm am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Hierbei sollte beachtet werden, ob es branchenspezifische Normen gibt. Zudem sollten Sie prüfen, ob ausreichend qualifiziertes Personal für den Aufbau eines QM-Systems vorhanden ist, oder ob Sie einen externen Berater hinzuziehen möchten.

1. Erstellung der Grunddokumentation

Zusammen mit Ihren Mitarbeitern werden alle Abläufe erfasst und zu einer schlanken QM-Dokumentation zusammengeführt. Hierbei wird darauf geachtet, dass die QM-Dokumentation speziell auf Ihren Betrieb abgestimmt ist und alle relevanten Normforderungen erfüllt. Zudem werden die Mitarbeiter geschult.

2. Internes Audit

Im ersten internen Audit wird die Grunddokumentation gegen die Normforderungen geprüft, sowie mit den Mitarbeitern gesprochen um zu belegen, dass das QM-System in der Praxis gelebt wird. Wird hierbei Verbesserungspotential erkannt, wird die QM-Dokumentation an den Arbeitsablauf angepasst und nicht die Arbeitsaufläufe an die Dokumentation. Zum internen Audit gehört auch die Nachbereitung mit Auditbericht und Festlegung der erforderlichen Maßnahmen im Hinblick auf das Zertifizierungsaudit.

3. Zertifizierungsaudit

Für die Zertifizierung wählen Sie eine benannte Stelle (Zertifizierer) aus. Die benannte Stelle legt daraufhin den Auditumfang, sowie einen Auditplan fest. Dieser ist von mehreren Faktoren, wie z.B. der Unternehmensgröße, Anzahl der Standorte, etc. abhängig. Nachdem der Auftrag erteilt wurde, kommen ein- oder mehrere Auditoren in das Unternehmen um, wie beim internen Audit, die Dokumentation zu prüfen und festzustellen ob das Qualitätsmanagement in der praxis gelebt wird.
Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie ihr Zertifikat.

Die Kosten für eine Zertifizierung sind von mehreren Faktoren abhängig. Diese sind unter anderem:

  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Art des Unternehmens (Dienstleistung, Produktion)
  • Anzahl der Standorte

Für ein Dienstleistungsunternehmen entstehend unter Zuhilfenahme eines externen QM-Beraters im Durchschnitt die folgenden kosten:

Anzahl Mitarbeiter interne Kosten Berater Zertifizierer Gesamt

1-5

5.000 €

3.500 €

2.500 €

11.000 €

10-20

10.000 €

4.700 €

3.300 €

18.000 €

50-100

15.000 €

7.800 €

8.200 €

31.000 €


*Die angegebenen Werte sind Durchschnittswerte und können je nach Unternehmen auch erheblich abweichen.

Bei einem Audit wird die Dokumentation des Qualitätsmanagement-Systems gegenüber den Normforderungen geprüft. Zusätzlich wird durch Gespräche mit Mitarbeitern und Führungspersonal ermittelt, ob das QM-System in der Praxis mit dem Ziel der ständigen Verbesserung gelebt wird.

In der DIN EN ISO 9000 wird Audit definiert als:
Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess (3.4.1) zum Erlangen von objektiven Nach-weisen (3.8.3) und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien (3.13.7) erfüllt sind.

Der QM-Beauftragte ist die Verbindung zwischen der Geschäftsleitung und den einzelnen Abteilungen des Unternehmens in Bezug auf die Qualitätssicherung. Zu den Aufgaben eines QM-Beauftragten gehören unter anderem:

  • Koordination und Überwachung des Erfolges von QM-Maßnahmen
  • Weiterentwicklung des QM-Systems
  • Entwicklung und Bewertung von Qualitätszielen gemeinsam mit der Geschäftsleitung
  • Lenkung und Pflege der QM-Dokumentation
  • Durchführung interner Audits
  • Unterstützung der Abteilungen bei der Kontrolle von Arbeitsabläufen
  • Analysen von Fehlern erstellen und in Kooperation mit den Abteilungen beheben
  • Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungsaudits
  • Ansprechpartner bei Fragen zum QM-System

 

 

Im Qualitätsmanagement werden verschiedene Maßnahmenarten unterschieden.

Bei der Sofortmaßnahme geht es darum, dass ein akutes Problem gelöst wird. Zum Beispiel der sofortige Umtausch eines Artikels zu einer Kundenreklamation aufgrund eines fehlerhaften Artikels.

Bei Korrekturmaßnahmen wird durch eine Ursachenanalyse der Fehler gesucht. Zudem wird sichergestellt, dass er bei diesem Kunden nicht wieder auftritt, z.B. Kontrolle der Artikel die für den Kunden noch geliefert werden müssen.

Durch Vorbeugemaßnahmen wird dann sichergestellt, dass dieser Fehler generell nicht wieder auftritt. Dieses wird dann in die QM-Dokumentation aufgenommen, bzw. bestehende Dokumente werden überarbeitet und die Mitarbeiter geschult. Hier könnte z.B. die Wareneingangskontrolle verbessert werden. Nach einer gewissen Zeit wird dann die Wirksamkeit der getroffenen Vorbeugemaßnahme kontrolliert um festzustellen ob der Fehler dauerhaft behoben wurde.

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Diese sind unter anderem:

  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit
  • Sicherung des Unternehmenserfolgs
  • Erhöhung von Marktanteilen
  • Optimierung von Prozessen
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Verbesserung der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern 
  • Die Dauer der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems hängt von mehreren Faktoren ab. Diese sind unter anderem die Unternehmensgröße, die Art des Unternehmens, die Anzahl und Komplexität bestehender Prozesse sowie die Anzahl der Mitarbeiter und deren Kenntnisstand über Qualitätsmanagement.

    In der Regel dauert der Aufbau und die Einführung eines QM-Systems zwischen 3 und 6 Monate. Natürlich kann dieses bei kleineren Unternehmen auch schneller möglich sein.

    Die neue DIN ISO 9001:2015 legt besonderen Wert auf Risikoanalyse und Bewertung. Hierbei werden alle Risiken des Unternehmens zusammengetragen und bewertet. Anschließend wird versucht diese Risiken zu minimieren.

    Für viele Bereiche stelle ich Ihnen kostenlose Musterdokumente zur Verfügung. Diese erhalten zunächst alle, die sich für meinen Newsletter angemeldet haben. Einige Zeit später werden diese dann im Downloadbereich veröffentlicht.

    Besonders die DIN ISO 9001:2015 fordert die Einbeziehung und Berücksichtigung interessierter Parteien. Je nach Unternehmen können diese sein:

    • Direkte Kunden und Endnutzer
    • Lieferanten, Distributoren/Großhändler
    • Einzelhändler und Geschäftspartner
    • Eigentümer/Gesellschafter/Investoren
    • Nachbarschaft/Umgebung des Unternehmens
    • Mitarbeiter und Gewerkschaften
    • Aufsichtsbehörden

     

    Die Mediation ist eine moderne und kooperative Methode zur Konflikt- und Streitbeilegung, welche sowohl im Privatbereich, als auch in Unternehmen (Wirtschaftsmediation) zur Anwendung kommt. Hierbei werden mittels eines neutralen und unparteiischen Mediators gemeinsam, aktiv und eigenverantwortlich Konfliktlösungen erarbeitet.

    Bei der Wirtschaftsmediation wird, im Gegensatz zur Mediation im privaten Umfeld, zunächst im Unternehmen eine allgemeine Systemanalyse durchgeführt. Durch diese kann das Konfliktpotenzial und der allgemeine Umgang mit Konflikten im Unternehmen aufgenommen werden.

    Bei der Wirtschaftsmediation kommen zudem andere Gesprächs- und Moderationstechniken zum Einsatz, welche besonders für Gruppen in Unternehmen geeignet sind.

    Mediation kann grundsätzlich bei fast allen Konflikten eingesetzt werden. Diese können unter anderem sein:

  • Konflikte in der Partnerschaft
  • Spannungen in der Familie
  • Streit mit den Nachbarn
  • Auseinandersetzungen zwischen Mitarbeitern 
  • Probleme bei der Unternehmensnachfolge
  • Konflikte mit oder zwischen Vorgesetzten 
  • Differenzen mit Geschäftspartnern
  • Uneinigkeiten mit Kunden
  • Bei der Mediation geht es nicht um die Frage nach Schuld oder Unschuld, sondern um die Bedürfnisse der Beteiligten. Durch die Unterstützung des Mediators können Sie ihre Aufmerksamkeit auf das richten, was sie brauchen um den Konflikt zu lösen.

    Gerade bei Paaren, die lange zusammenleben, entstehen durch gemeinsame Erfahrungen konflikttreibende Mechanismen. Durch die Mediation können  Missverständnisse und Konflikte gelöst werden, so das die Beziehung häufig noch weiter gefestigt wird.

    Die Wirtschaftsmediation bietet für die Unternehmen zudem weitere Vorteile gegenüber anderen Streitbeilegungsverfahren, wie z.B. Gerichtsverfahren oder Verhandlungen.
    Eines der wichtigsten Argumente ist die Vertraulichkeit der Mediation. Alle Punkte werden unter Ausschluss der Öffentlichkeit geklärt. Zudem gibt es keine Abhängigkeit von Terminsetzungen durch Gerichte. So kann die Geschwindigkeit selbst bestimmt werden. Die Kosten einer Mediation orientieren sich häufig nicht am Streitwert, sondern an einem zuvor vereinbarten Honorar welches meist wesentlich geringer ist als eine juristische Auseinandersetzung. Nicht zuletzt ist das Ziel der Mediation auch eine Win-Win-Situation. So ist eine weitere vertrauensvolle Zusammenarbeit der Parteien möglich.

    Mitarbeiterschulung

    Nein, es müssen nicht immer gleich alle Mitarbeiter zu jedem Thema geschult werden. Erstellen Sie für Ihr Unternehmen einen individuellen Schulungsplan. So können Sie die Fähigkeiten und Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter gezielt fördern. Oft zeigt sich, dass durch eine größere Auswahl von angebotenen Schulungen des Unternehmens, auch das Interesse der Mitarbeiter geweckt wird. 

    Ja, für Unternehmen gibt es eine Reihe an Pflichtschulungen welche regelmäßig durchgeführt werden sollten. Welche Schulungen für ein Unternehmen verpflichtend sind, hängt dabei von der Art des Unternehmens sowie der Branche ab.
    Pflichtschulungen können unter anderem sein:

    • Arbeitssicherheitsunterweisung
    • Datenschutzunterweisung
    • GMP/GDP-Schulung im Pharma-Bereich
    • Ausbildung zum Medizinprodukteberater

    Zudem gibt es eine Reihe von Aufgaben, welche häufig einer Person unterliegen. Diese sind z.B.

    • Datenschutzbeauftragter
    • Brandschutzbeauftragter
    • Sicherheitsbeauftragter (Arbeitssicherheit)
    • Sicherheitsbeauftragter (Medizinprodukte)
    • Verantwortliche Person für Arzneimittel
    • QM-Beauftragter

    Die Häufigkeit von Schulungen richtet sich im wesentlichen nach den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen. Einige Schulungen empfiehlt es sich regelmäßig durchzuführen, wie z.B. Qualitätsmanagement-, Datenschutz- oder Arbeitssicherheitsschulungen.

    Zudem sollten Sie immer daran denken, dass durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen die individuellen Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter gestärkt werden können. Somit profitiert nicht nur der Mitarbeiter, sondern das gesamte Unternehmen von dem neu erlernten.
    Wenn ein Mitarbeiter Interesse an Schulungen zeigt, sollten Sie dieses nach Möglichkeit immer fördern. So steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und schaffen neue Kompetenzen.